امضای ایمیل شما چیزهای زیادی در مورد شما می گوید و معرفی بهترین ابزار برای ایجاد آسان آن

تا زمانی که این مطلب را می خوانید، احتمالاً قبلاً ده ها بار حساب های ایمیل خود را بررسی کرده اید. حتی ممکن است در حین مطالعه دوباره آنها را بررسی کنید، و پس از اتمام قطعا این کار را انجام خواهید داد. هر روز، با استفاده از ایمیل به عنوان یک ابزار کاری ضروری، ده‌ها ایمیل دریافت و ارسال می‌کنیم. و اگرچه در سطح شخصی از زمان ظهور ابزارهای پیام رسانی فوری مانند WhatsApp، Telegramو غیره با فرکانس بسیار کمتری از آن استفاده می کنیم، اما یکی از ابزارهای مورد علاقه ما است.

طبق داده های Statista روزانه 333 میلیارد ایمیل در سراسر جهان ارسال می شود که آن را به یک ابزار ضروری برای تمام بخش های بازاریابی و یک جنبه کلیدی در استراتژی ورودی هر شرکت تبدیل می کند.

اولین ایمیل کی ارسال شد؟

ارسال اولین ایمیل به سال 1971 برمی گردد. این مهندس آمریکایی روی تاملینسون بود که بدون اینکه بداند یکی از محبوب ترین اشکال ارتباطی امروزی را اختراع کرد. تاملینسون سیستم عاملی را که توسط ارتش برای ارسال ارتباطات استفاده می‌شد، اصلاح کرد تا در دسترس دیگران باشد. او از علامت «@» استفاده کرد که هنوز هم استفاده می شود.

@ در ایمیل‌ها اطلاعاتی در مورد مکان قرارگیری سرور گیرنده ارائه می‌کند، اما منشأ آن بسیار قدیمی‌تر است و در اسناد قرن شانزدهم یافت می‌شود تا واحدهای اندازه‌گیری را نشان دهد، که عمدتاً به دانه و شراب اشاره دارد. در واقع، طبق برخی نظریه ها، پیکتوگرام نشان دهنده آمفورایی است که برای حمل غذا و نوشیدنی استفاده می شود. امروزه بازیافت شده است و اکنون هم در ایمیل ها و هم برای برچسب زدن کاربران در رسانه های اجتماعی مختلف استفاده می شود. حتی به یکی از نمادهای نمایندگی اینترنت تبدیل شده است.

در سال 1988، مایکروسافت اولین نرم افزار ایمیل را با نام Microsoft Mail راه اندازی کرد. این نشان دهنده یک انقلاب جهانی بود. ظهور خدمات رایگان باز برای هر سیستم عامل، استفاده از آن را تا درجه n افزایش داد. اینگونه بود که هات میل در سال 1996 شکل گرفت و در همان ماه های اول به 100000 کاربر دست یافت. سال بعد، سازندگان آن را به مایکروسافت فروختند و تبدیل به محبوب ترین ارائه دهنده در سراسر جهان شد. بعداً در 1 آوریل 2004، گوگل سرویس ایمیل خود به نام جی میل را راه اندازی کرد. از سال 2012، Gmail پرکاربردترین سرویس ایمیل در جهان بوده است .

با توجه به اینکه ایمیل چیزی است که ما به طور مکرر و به صورت روزمره از آن استفاده می کنیم، مهم است که ببینیم چگونه با آن کار میکنیم و دیگران چگونه ما را می بینند. این نامه پوششی ما است که بر اساس آن گیرنده ممکن است نتایج خاصی در مورد ما یا شرکت ما بگیرد.

از آنجایی که نمی‌خواهید احساس کسل‌کننده یا بی‌نظم بودن را ایجاد کنید، به خواندن ادامه دهید زیرا در زیر نکات و مثال‌هایی درباره نحوه ایجاد امضای ایمیل کامل، نحوه تأثیرگذاری بر شخص دریافت‌کننده به شما ارائه می‌دهیم. ایمیل شما و نحوه دستیابی به پاسخ سریعتر و رضایت بخش تر.

یک امضای ایمیل خوب ساده، آموزنده، حرفه ای است و تمام اطلاعات را در اولویت قرار می دهد. اما این بدان معنا نیست که امضای شما باید خسته کننده باشد. راه های زیادی برای استفاده حداکثری از طراحی امضای ایمیل شما وجود دارد.

امضای ایمیل باید شامل چه مواردی باشد؟

امضای ایمیل باید دقیق باشد و در عین حال حاوی تمام اطلاعات لازم باشد. عناصر زیر باید گنجانده شوند:

نام، نام خانوادگی و موقعیت : این اطلاعات اولیه است. شخصی که ایمیل شما را دریافت می کند باید بداند شما کی هستید، نماینده کدام شرکت و نقش شما در شرکت چیست. به همین ترتیب، اگر شما یک فریلنسر هستید، آنها باید نام برند تجاری یا شخصی شما و کاری که انجام می دهید را بدانند.

اطلاعات تماس : بسته به ویژگی‌های شغل و اولویت‌های ارتباطی ما، اطلاعات تماس باید شامل شماره تلفن، آدرس دفتر یا دفتر مرکزی ما باشد، در صورت لزوم، اگر ما ترجیح می‌دهیم از طریق واتس‌اپ، تلگرام و … برای برقراری ارتباط استفاده کنیم بهتر است اطلاعات آن ها را نیز بیاوریم

رسانه‌های اجتماعی : ما به طور فزاینده‌ای در رسانه‌های اجتماعی مختلف، و نه تنها در سطح شخصی، فعال‌یت می کنیم، زیرا استفاده از آنها به صورت حرفه‌ای نیز بیشتر شده. به همین دلیل منطقی است که به مخاطبین خود اجازه دسترسی به آنها را بدهید. ما باید از رسانه‌های اجتماعی که دیگر از آنها استفاده نمی‌کنیم و به‌روزرسانی نشده‌اند اجتناب کنیم و بهتر است نظارت کنیم چه کسی از آنها بازدید می‌کند یا چه تعداد کاربر از طریق ایمیل ما به رسانه‌های اجتماعی ما دسترسی دارند. یکی از مهم‌ترین شبکه‌های اجتماعی، لینکدین است و بسته به حرفه‌مان، می‌توانیم شبکه‌های دیگری مانند Behance، Dribble و Pinterest را نیز بگنجانیم. شما می‌توانید صدها سبک نماد برای رسانه‌های اجتماعی را در فری پیک پیدا کنید

لوگو : همانطور که قبلاً در بالا در رابطه با موقعیت و وب سایت خود ذکر کردیم، امضای ما باید شامل لوگوی شرکتی باشد که در آن کار می کنیم، چه برند شخصی یا برند شرکت ما.

عکس : اگرچه نباید احساس کنیم که مجبوریم عکسی را اضافه کنیم، اما فکر می‌کنیم انجام این کار برای شخصی‌سازی ارتباطات جالب است، زیرا هنگام صحبت با کسی که می‌شناسید احساس همدلی بیشتری می‌کنید.

الزامات قانونی: حفظ حریم خصوصی در ارتباطات یک جنبه اساسی است و شرکت ها اکنون موظف هستند که افراد مسئول مدیریت داده ها را داشته باشند. به همین دلیل ضروری است که متون قانونی در انتهای امضای ایمیل درج شود.

چند نکته که باید در نظر داشته باشید

هنگامی که بدانید چه عناصری را می خواهید در امضای ایمیل خود بگنجانید، باید به نحوه نمایش آنها فکر کنید. اینجا نکاتی وجود دارد:

سادگی : ما در مورد اهمیت این صحبت می کنیم که مخاطب شما بداند شما چه کسی هستید. اما خود ارتباط مهمتر است: آنچه می خواهید بگویید و چگونه آن را می گویید. بنابراین، ما نمی خواهیم امضای ایمیل بیشتر از خود محتوا برجسته شود . به همین دلیل است که امضا باید واضح، مختصر و ساده باشد. برای جلوگیری از اطلاع رسانی بیش از حد و اشباع کردن خواننده، باید همه عناصر لازم را در بر گیرد، اما بدون اینکه بیش از حد بارگذاری شود.

سلسله مراتب: در پایان روز، امضای ایمیل چیزی نیست جز طرحی با اطلاعات. اما همه اطلاعات موجود در آن دارای وزن یکسانی نیستند، بنابراین باید اطلاعات را بر اساس اهمیت آن ساختاربندی کنیم . این به عنوان سلسله مراتب شناخته می شود. راه‌های زیادی برای سازمان‌دهی اطلاعات به ترتیب اهمیت وجود دارد، از فونت مورد استفاده، اندازه آن، یا سبک‌های مختلف (روشن، معمولی، پررنگ، مشکی…) گرفته تا قرار دادن آن در طرح، رعایت قانون یک سوم، خوانایی و غیره. اولین چیزی که باید در آن گنجانده شود و دارای بیشترین وزن بصری باشد، نام و نام خانوادگی شما است، به دنبال آن موقعیت شما در شرکت و در نهایت، اطلاعات تماس شماست.

جداسازی: برای کمک به چیدمان اطلاعات، بهتر است از جداکننده ها استفاده کنید، به عبارت دیگر، از عناصر ساده مانند خطوط، خطوط شکسته یا فاصله های سیاه برای جداسازی و سازماندهی همه اطلاعات استفاده کنید.

سلیقه : همانطور که باید مختصر باشیم در استفاده از فونت ها و رنگ ها نیز باید سلیقه داشته باشیم. استفاده از بیش از 2 یا 3 فونت مختلف یا “شاد” بودن در استفاده از رنگ ایده خوبی نیست، زیرا در غیر این صورت، ممکن است توجه را از پیام دور کنیم. علاوه بر این، ما باید ظاهر بصری شرکت را در نظر بگیریم و آن را به عنوان نوعی ارتباط حفظ کنیم.

شخصی سازی: آخرین روند در امضای ایمیل تا حدودی پویا است. دیدن یک GIF که شامل یک عکس از شخص در حال حرکت یا عکس یک شخص و یک لوگو است، معمول است. این ایده خوبی است که ارتباطات را شخصی سازی کنید، اما برای انجام این کار به یک عکس خوب با پس زمینه خنثی، نمای نزدیک که چهره را نشان می دهد و غیره نیاز دارید. عکس نباید خیلی سنگین باشد تا مدت زمان بارگیری آن بالا نباشد.

Call to action: امضا باید دارای call to action باشد که خواننده را وادار به انجام یک عمل خاص کند. این تماس برای اقدام بسته به اهداف ما تغییر می کند، از بستن یک جلسه تا دعوت از آنها برای مشاهده نمایه ما، پاسخ به ما یا تماس با ما.

پاسخگو: ما باید از جایی که ایمیل ما خوانده می شود و در نتیجه امضای ما در کجا دیده می شود بسیار آگاه باشیم. امروزه استفاده از امضایی که فقط در یک دستگاه قابل نمایش باشد، دور از ذهن است، با توجه به اینکه تقریباً 50 درصد ایمیل ها در دستگاه های تلفن همراه نمایش داده می شوند. بنابراین، ما باید اطمینان حاصل کنیم که امضا می تواند هم در رایانه های رومیزی و هم در تبلت ها و تلفن های همراه به خوبی خوانده شود . این هم جالب و هم سرگرم کننده است که به کاربر بگوییم از کدام دستگاه در امضای خود می نویسیم تا اگر از تلفن همراه خود ایمیلی بفرستیم، اگر اشتباه املایی یا اشتباهی مرتکب شویم، خواننده بیشتر بخشنده و درک می کند. ما می‌توانیم در مورد آن شوخی کنیم و حمایتی را به دست آوریم، زیرا، بالاخره، این اتفاق برای بهترین ما می‌افتد، درست است؟ در نهایت، چند چیز وجود دارد که توصیه نمی شود ، مانند درج یا پیوست کردن یک تصویر به عنوان امضای ایمیل یا گنجاندن امضا در تمام پاسخ های ما .

چگونه امضای ایمیل خود را بسازیم

راه ایده آل برای ایجاد امضای ایمیل ، تبدیل طرح به HTML/CSS است. به این ترتیب، امضا در اکثر مشتریان ایمیل به درستی نمایش داده می شود.

با توجه به اینکه HTML برای اضافه کردن خطوط متن یا محتوای بصری یکی زیر دیگری طراحی شده است، جداول باید برای مرتب نگه داشتن همه چیز استفاده شوند. این اطمینان حاصل می کند که امضای ایمیل هنگام ارسال به مشتری های مختلف ایمیل از هم جدا نمی شود.

همه تصاویر باید از طریق پیوندها اضافه شوند، نه اینکه به ایمیل پیوست شوند، زیرا این امر باعث بارگیری بیش از حد ارتباطات می شود. استفاده از دستورات a href و img src برای درج پیوندها و تصاویر تمرین خوبی است. برچسب alt تصویر نیز باید گنجانده شود. به این ترتیب، تصاویر در خود ایمیل بارگذاری نمی‌شوند و می‌توانیم فیلترهای هرزنامه را دور بزنیم .

اما اگر با HTML آشنا نیستید نترسید. صدها مولد امضای ایمیل به صورت آنلاین با ویرایشگرهای ساده و تمیز وجود دارد که از نظر بصری، هر کاری را می توان انجام داد. پس از تکمیل، ابزار به طور خودکار همه چیز را به HTML تبدیل می کند.

5 ویرایشگر امضای ایمیل رایگان که به حل مشکلات کمک می کند

Hubspot : این یکی از پرکاربردترین ویرایشگرهای آنلاین است. رابط کاربری ساده و کاربرپسندی دارد. شما به سادگی باید یک الگو را انتخاب کنید، اطلاعات شخصی خود را پر کنید، سبکی به آن بدهید و تصاویر را بارگذاری کنید. سپس این ابزار کدی را به شما می دهد که باید برش و چسبانده شود.

Signature.email : این یک ابزار طراحی امضای ایمیل انعطاف پذیر است. شما با یک الگو شروع می کنید که در آن می توانید رنگ ها، فونت ها، فاصله ها و غیره را تغییر دهید. همچنین می توانید فیلدها یا بخش های مختلف را اضافه کنید.

Htmlsig : این یک ویرایشگر امضای اولیه با اطلاعات کافی و بدون موارد غیر ضروری است. چندین امضا را می توان مدیریت کرد و امکان نظارت بر آمار و به اشتراک گذاری آنها با سایر اعضای تیم وجود دارد.

HoneyBook : این ابزار یک تولید کننده امضای ایمیل 100٪ رایگان ارائه می دهد. می توانید یک امضا از ابتدا ایجاد کنید یا یک الگو را از مجموعه موجود انتخاب کنید.

و اکنون می دانیم که کدام عناصر را در امضای خود قرار دهیم و چگونه آن را بسازیم، زمان آن رسیده است که آن را در سرویس گیرنده ایمیل خود نصب کنیم. پرکاربردترین کلاینت‌های ایمیل Outlook توسط Microsoft و Gmail توسط Google هستند.

نصب امضای ایمیل در Outlook

اگرچه ممکن است بسته به نسخه کمی متفاوت باشد، مراحل زیر برای درج امضا باید انجام شود:

یک پیام ایمیل جدید باز کنید.
روی برگه «امضاها» در نوار پیمایش افقی پیام ایمیل جدید خود کلیک کنید.
روی «ایجاد امضای جدید» کلیک کنید، نامی برای آن بگذارید و روی «پذیرش» کلیک کنید.
اکنون می توانید امضای خود را پر کنید و کد تولید شده قبلی را از طریق ویرایشگرها وارد کنید.
می‌توانید امضا را به ایمیل‌های مختلف اختصاص دهید و حتی تصمیم بگیرید که امضا چه زمانی ارسال شود، آیا فقط هنگام ارسال پیام جدید ظاهر می‌شود یا در مقابل، ترجیح می‌دهید هنگام پاسخ دادن به ایمیل نیز ظاهر شود.

می توانید اطلاعات بیشتری در مورد مراحل ذکر شده در بالا در وب سایت رسمی مایکروسافت دریافت کنید .

نصب امضای ایمیل در جیمیل

نصب امضا در جیمیل بسیار ساده تر است. به سادگی به “تنظیمات” بروید و قسمت “امضا” را جستجو کنید. شما می توانید هر چیزی را در آنجا اضافه کنید، از متن ساده گرفته تا کد HTML یا تصاویر. در اینجا، مراحل نصب امضای خود را در جیمیل خواهید دید.

اگرچه به نظر می رسد شرکت ها به طور فزاینده ای از استفاده صحیح از تصویر شرکت خود آگاه هستند، امضای ایمیل به همان اندازه که مهم است ساده است و چیزی نیست که بتوان تا فردا منتظر ماند. بنابراین، چند دقیقه وقت بگذارید و به آن به عنوان یک تکنیک بازاریابی ارزان با نتایج خوب نگاه کنید. و حالا، به صندوق ورودی خود بروید، فکر می کنم ایمیل دارید 😅